Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Introduction
La Clinique SSMT accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses patients, employés et partenaires. Nous nous engageons à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à appliquer des normes rigoureuses pour assurer la confidentialité et la sécurité des données collectées. Cette politique décrit les pratiques de collecte, d’utilisation, de partage, de conservation et de destruction des renseignements personnels.
1. Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons les renseignements personnels suivants :
- Données d’identification : Nom complet, date de naissance, numéro d’assurance maladie et date d’expiration, adresse complète, numéro de téléphone, adresse courriel.
- Informations médicales : Historique médical, raison de consultation.
- Coordonnées supplémentaires : Informations de la pharmacie.
- Informations de paiement : Nécessaires pour les politiques d’annulation, d’absence au rendez-vous ou les frais d’ouverture de dossier.
Ces renseignements sont collectés via :
- Formulaires papier remplis en clinique.
- Formulaires en ligne disponibles sur notre site web.
Le consentement est implicite dans tous les cas, sauf pour les informations de paiement où un consentement explicite est requis.
2. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés sont utilisés pour :
- Identification : Nom complet, date de naissance et numéro d’assurance maladie pour vérifier l’identité des patients.
- Soins de santé : Historique médical et raison de consultation pour offrir des soins appropriés.
- Références et analyses : Date d’expiration du numéro d’assurance maladie pour les échantillons, références ou prescriptions.
- Communications : Coordonnées pour confirmer les rendez-vous, envoyer des prescriptions à la pharmacie ou informer des fermetures.
- Portail patient : Adresse courriel pour accéder à un espace sécurisé contenant des informations médicales.
3. Partage des renseignements
Les renseignements personnels peuvent être partagés avec les tiers suivants :
- Laboratoires pour les analyses médicales.
- Cliniques spécialisées pour les références ou examens diagnostiques.
- Hôpitaux et autres professionnels de la santé pour assurer une continuité des soins.
- Assureurs selon les besoins administratifs.
- Telus Santé pour la gestion des dossiers via le DME Medesync.
Ces partages sont effectués principalement par télécopie ou via la messagerie sécurisée de notre DME Medesync. Nous nous assurons que les partenaires respectent des normes de sécurité rigoureuses.
4. Mesures de sécurité
La sécurité des renseignements personnels est une priorité. Nous appliquons les mesures suivantes :
- Système sécurisé : Les données sont conservées dans le DME Medesync, conforme aux normes de Telus Santé et conforme aux exigences du Programme québécois d’adhésion aux dossiers médicaux électroniques du Ministère de la Santé et des Services Sociaux du Gouvernement du Québec.
- Accès restreint : Chaque utilisateur dispose d’un mot de passe unique avec authentification à deux facteurs.
- Formations et audits : Le personnel reçoit une formation régulière, et des audits internes sont effectués pour garantir la conformité.
- Destruction des documents : Les documents papier sont détruits dès leur numérisation ou via des services sécurisés, comme Recyshred, une entreprise spécialisée dans la destruction de documents confidentiels.
5. Conservation des renseignements
Les renseignements électroniques sont conservés indéfiniment dans le DME Medesync, conformément à nos besoins et aux exigences légales. Les documents papier sont conservés temporairement avant d’être numérisés ou détruits.
6. Droits des patients
Les patients disposent des droits suivants :
- Accès : Demander une copie de leur dossier médical (verbalement ou par écrit).
- Modification : Corriger les informations inexactes via une demande ou le portail patient.
- Suppression : Faire une demande verbale ou écrite pour supprimer des informations personnelles, sous réserve des obligations légales.
Aucun formulaire spécifique n’est requis pour ces demandes. Il suffit de contacter le personnel administratif de la clinique pour effectuer une modification.
7. Témoins (cookies)
Le site utilise des témoins (cookies) pour analyser le trafic et personnaliser l’expérience utilisateur. Ces données incluent :
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées et requêtes
- Heure et date de connexion
Vous pouvez configurer votre navigateur pour désactiver les cookies, mais certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées.
8. Modifications de la politique
Cette politique est mise à jour régulièrement. La version en ligne est toujours la plus récente.
9. Responsable de la protection des renseignements personnels
La responsable des renseignements personnels est Françoise Houle, Directrice Générale de la clinique. Pour toute question ou demande concernant cette politique, vous pouvez la contacter :
